商业生产力

6提示让您的虚拟会议更加富有成效

作者:Kamy安德森标签遥控工作建议沟通工具

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高效的虚拟会议

在家工作成为新的常态自冠状病毒大流行发病以来。它允许每个人都通过社会疏散来保持安全,并保持业务。

而遥远的工作带来了许多对企业的福利和员工一样,它呈现出独特的挑战,特别是在涉及虚拟会议时。

因为会议是每个组织不可或缺的一部分,所以所有与会者都需要保持专注和高效。但是你怎样才能提高你的虚拟会议'生产力当你无法跟踪你的员工在他们中间做什么?

此外,你如何确保你的会议不会不必要地浪费员工的时间?

嗯,这两个问题都有解决方案。

看看这六个提示,以留在您的所有会议之上,并提高您的生产力和效率。

1.使用可靠的远程协作工具

在赶上家庭成员或与朋友共度优质时光时,Facebook Messenger视频通话可能很有用,但它们不是商务会议的理想解决方案。

声音和视频是不可预测的,可以轻松切断,您无法添加许多参与者,除了有趣的过滤器之外,您无法访问交互功能。

你需要可靠远程协作工具如虚拟课堂软件,以确保一切顺利。

虚拟课堂软件旨在处理大量参与者。它具有综合的功能,如交互式白板,屏幕共享和轮询选项,只能在会议期间携手即用。

这些工具提供了高清视频和音频,稳定的连接,并且由于其用户友好的界面,最高质量的高质量易于习惯。

使用合适的工作工具,您的虚拟会议可以无缝。你将不再需要处理分散注意力的声音和视频质量和不良的联系。重点和生产力随之很容易。

2.考虑每个人的时区

如果你和来自不同时区的员工进行虚拟会议,您需要满足他们的计划来提高生产力

为一些同事提供了太早或太晚的开始会议呈现了几个问题。

他们必须在他们的常规办公时间外工作,他们自然会有更长的工作日。这导致了生产率降低,缺乏动力,表现更差,甚至健康问题。

利用电子邮件日历,安排虚拟会议时要注意时区。

3.仔细查看与会者名单

如果它浪费员工的时间,您无法期望虚拟会议富有成效。

如果有人不需要参与,他们就会分心,他们就会一直盯着时间等它结束。

当安排你的会议时,很重要的是只邀请那些重要的人.这样,每个人都能更容易地围绕主题,你会发现组织和领导人数较少的会议更容易,你还能节省每个人的时间。

即使是公司范围的会议也会受益于较小的群体组织。参与者将能够更自由地讨论问题,并计划是微风。

4.有一个明确的议程

一旦你决定谁对会议至关重要,谁不是,安排会议事先将议程发送给参与者

包括需要讨论的每个点的时间限制,并分配角色。

这将建立每个人的期望,并在多个方面使会议受益:

  • 这将使所有与会者达成共识
  • 它将指导谈话
  • 这样可以节省时间
  • 它将获得参与的与会者
  • 它会帮助你变得更有条理

确保您的议程明确而简明,每个人都坚持下去。

5.尽量减少分心并遵循适当的商业礼仪

虽然有些人发现在家工作更容易消除干扰并保持专注,但其他人的家庭办公室并不理想。

为了尽量减少分心,让所有参与者找到一个封闭的,亮度的房间,宠物和家庭成员不能驳船。

确保每个人都有一个适当的耳机,具有高质量的麦克风,使音频仍然清晰清晰。

虚拟会议应该遵循很少有商务礼仪

  • 很快介绍了未知的参与者
  • 不要在会议期间浏览网络(待在协作应用程序内)
  • 当你不说话或者打字的时候把麦克风静音
  • 继续播放视频

如果您使用虚拟课堂软件,您的一些员工可能不熟悉,请在会议开始前通过它是一个好主意。

让每个人都在会议前至少半个小时测试软件,以便您不会浪费时间并导致其他与会者不必要的分心。

6.发送会议随访并要求反馈

每一次会议都应该有可操作的随访.重申会议上说过的话和学到的东西,并在会议结束后通知每个人对他们的期望。

最好将参与者发送电子邮件,以便清楚他们的期望。

并确保收集每个人的反馈并回答您与会者可能拥有的任何后续问题。

高质量的虚拟教室软件通常有内置的投票和调查选项和问答部分。好好利用它们。

您的员工可以查看Q&A部分,看看他们是否正确理解了一切。调查或民意调查可以告诉您是否有任何您可以做的事情来使您的虚拟会议更高效。

底线

提高在线会议的效率看起来很麻烦,但实际上比看起来要容易得多。只要记住:

  • 使用可靠的虚拟教室软件
  • 考虑每个人的时区和时间表
  • 确定基本与会者
  • 尽量减少分心
  • 发送一个跟踪

通过遵循这些步骤,你将享受到更高效的虚拟会议,并让每个参与者都在同一个页面上。

Kamy安德森
Kamy安德森

Kamy是一名教育技术爱好者,热衷于撰写企业培训和教育领域的新兴技术文章。他是学习管理系统和电子学习创作工具的专家-目前与ProProfs培训制造商

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